A leltár, kinek ne rándulna görcsbe a hasa, ha csak rágondol? Rengeteg munkával jár, rendkívül emberpróbáló és sok esetben be kell zárni hozzá a gyógyszertárat, ami még forgalom kieséssel is jár. Mindezt a nehéz munkát még tévhitek is nehezítik.

1. tévhit: Az árukészlet leltározását mindig évfordulóval kell elvégezni!

Ennek a szigornak van előnye is, a gyógyszertár mennyiségi és értékben nyilvántartást vezet a nála lévő árukészletről, megfelelő bevételezési munkával, naprakész a nyilvántartása.

A fentiek miatt eltérhet a fordulónap leltározástól, nem kötelező év végén leltároznia.

2. tévhit: Évente kötelező leltározni.

3. tévhit: Minden évben a december 31-et megelőző illetve követő negyedévben lehet csak leltározni.

A számviteli törvény a háromévenkénti leltározást írja elő, tehát háromévente egyszer valóban kötött a leltározási időpont, de a gyakorlat sokszor megköveteli, a másik időpontú leltárt pl. egy nyári átalakítás esetén vagy más indokkal ezért ez lehetséges.

Arra érdemes figyelni, hogy a három éven belül egyszer legyen a leltár a december 31-et megelőző illetve követő negyedévben.

Mégis mikor leltározzunk?

A mi gyakorlatunkban a szeptember, október a leltározás ideje a fentiek figyelembe vételével, decemberben töltsük pihenéssel a hideg téli napokat családunk körében.

Ez is egy ok, de szakmailag is alátámasztott, ha korábban leltározik, van ideje évvégéig rendeznie az esetleg felmerülő problémás tételeket, jobban ráér minden érintett fél, és az adóhivatal is a decembert nézi árgus szemmel.

TIPP: felejtse el a kézi leltárfelvételt, használjon árukód-leolvasót, lehet bérelni is, fele idő alatt végez a munkával, nem terheli a dolgozókat és még pénzt is megtakarít, mert a bérelt olcsóbb, mint a felmerülő munkabér és az esetleges forgalomkiesés.

A leltárhiány az értékesítésre, forgalmazásra vagy kezelésre szabályszerűen átadott és átvett anyagban, áruban (leltári készlet) ismeretlen okból keletkezett, a természetes mennyiségi csökkenés és a kezeléssel járó veszteség mértékét (együtt: forgalmazási veszteség) meghaladó hiány. (A Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 186. §)

A gyógyszertárakban azt tapasztalom az esetek  jelentős hányadában, a könyvelő lekönyveli eredmény csökkentő tételként a leltárhiányt és különösebb más intézkedés nem történik.

Az esetek nagy részében ez elegendő, egy jó összeszokott kollektíva, egy elfogadható leltárhiánnyal valóban nem igényel semmilyen szabályozást.

Abban az esetben, ha a leltárhiány értéke évről évre magas és/vagy a munkatársak gyakran cserélődnek érdemes megfontolni un leltárfelelősségi megállapodás megkötését.

A leltári készletet állandóan egyedül kezelő munkavállaló – a leltárfelelősségi megállapodás eltérő rendelkezése hiányában – a leltárhiány teljes összegéért felel. A munkavállaló legfeljebb hathavi távolléti díja mértékéig felel, ha a leltári készletet a leltárhiányért nem felelős munkavállaló is kezeli. Csoportos leltárfelelősségi megállapodás esetén a kártérítés mértéke nem haladhatja meg a megállapodást kötött munkavállalók távolléti díjának hathavi együttes összegét (A Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 186. §)

A leltárhiányért való felelősség feltétele

a) a leltáridőszakra vonatkozó leltárfelelősségi megállapodás megkötése,

b) a leltári készlet szabályszerű átadása és átvétele,

c) a leltárhiánynak a leltározási rend szerint lebonyolított, a teljes leltári készletet érintő leltárfelvétel alapján történő megállapítása, továbbá

d) legalább a leltáridőszak felében az adott munkahelyen történő munkavégzés.

A leltárfelelősség megállapításához mind a négy felsorolt feltételnek teljesülnie kell.

Meddig lehet érvényesíteni a leltárhiányt?

A munkáltató a leltárhiánnyal kapcsolatos kártérítési igényét a leltárfelvétel befejezését követő hatvannapos jogvesztő határidő alatt érvényesítheti. (A Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 188. §)